档案管理制度

档案数字化的标准是什么

档案数字标准化是实现互联互通、资源共享、业务协同的基石,档案数字化建设同样需要坚持标准化原则。

我国 1998 年提出了信息化建设的二十四字方针(统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互联互通、资源共享),其中第三条就是统一标准,由此可见标准化对于档案数字化建设的重要作用和意义。

档案数字化一般分两块,一部分是纸质的“老档案”,这部分档案是过去计算机技术未大面积普及的情况下,手工书写、纸质化保存、库房存储。

采用人工方法进行查阅无需计算机就可以直接查看的纸质档案形式。

一部分是现在不断生成的“新档案”,这部分档案是在当前计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术等新技术日益普及的情况下。

由计算机生成、各种存储介质保管存储、采用数据库+专用档案管理软件进行日常管理,只有在计算机条件下才可以查看的电子档案形式。

对于“老档案”而言,我们是通过扫描、拍照等方式,转换成为计算机可以识别的图片文件,再对其建立电子目录来实现传统档案的数字化,故要对其生产的扫描型电子文件进行统一。

而对于“新档案”而言,由于文件的生成阶段就是电子文件信息,就要对其文字型电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等文件格式进行统一。

所以说但不管是纸质的“老档案”还是当前的电子文件形的“新档案”,都应该坚持标准化原则,制定相应的标准和规范,按照统一的规范、标准,使传统介质档案数字化,电子文件归档,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象。

信息化建设必须有标准化的支持,尤其要发挥标准化的导向作用,以确保其技术上的协调一致和整体效能的实现。

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