岗位职责

岗位说明没有两片相同的树叶

想把一个企业管好,首当其冲的,是把岗位管理好。岗位管理是一个复杂的体系,其中最基础的手段,就是对岗位进行文字性的界定和说明。正如世界上没有两片完全相同的树叶,不同的企业中,其岗位职责、岗位要求也可能因为企业规模不同而出现较大差异。很多企业为了节约成本,盲目照搬其他公司的岗位说明书,结果照着岗位说明书招聘来的人,跟本公司并不合拍。

原则

岗位设置的数目应符合最低数量原则

对岗位的设置不要太多,岗位数量要尽可能的少,这样做的目的是使所有的工作尽可能的集中,不要特别分散。从经济角度来说,不必花很多人工费。每一个人、每一个岗位的工作人员都应该承担很多责任。

所有岗位要求实现最有效的配合

岗位设置的时候,对承担的责任进行划分。一般区分为主责、部分和支持三类,这样来确定配合关系。主责是指某一个人所负的主要责任;部分指只负一部分责任;支持是指责任很轻,只协助他人。每个人的主责、部分和支持一定要划清楚。

每个岗位能否在企业组织中发挥最积极的作用

每个岗位是不是在整个企业组织中能够发挥最积极的作用。岗位在组织设置里面,应该使它发挥最大作用。每一个岗位都要有相应的主责,然后有部分或者支持性工作。

每个岗位与其他岗位的关系是否协调

“是否协调”是指岗位之间的责任不交叉、没有空白。避免某一个责任张同志是主责,李同志也是主责,两个人分不清到底谁是主责,出了事谁负主要责任,在工作中谁主动。一项职能没有人负主责,就是岗位职责出现了空白。

岗位设置是否符合经济、科学和系统化的原则

如果岗位设置得特别多,参与这项工作的人就多,企业支付的费用就多,这不符合经济化原则。如果岗位设置过少,可能某一个事情没有人管,或者某一个岗位的员工负担特别重而产生怨气,这项工作就做不好。所以要体现经济化原则,也要符合科学原理。

编制

岗位设置表是岗位设置工作的书面成果,是企业规范化管理的一个正式的、重要的文件。岗位设置表通常有部门职位设置表和公司岗位设置总表两种形式。

部门职位设置表

按照各个部门、各个单位的职位分别做的表称为部门职位设置表。这种表主要是介绍部门内有几个岗位、工作职责等,每个部门一张表。企业下属单位,例如中心或者实验室也要单独一张表。如果是地区公司或者分公司,可能跟总公司一样要有两个层次:一个层次就是分公司的领导要有一张表;另外分公司各个部门要有一张表。

公司岗位设置总表

总表包括三个栏目:

岗位编号

规范化管理中,文件前面都有一个英文字母。例如岗位设置用G,G后面的数字表示一个部门,假如公司有11个部门,分别用G—1、G—2等表示,分别表示企管部、生产部等。如果是第一个部门的第一个岗位就叫1001,第二个是1002等。这样编的好处是:实现计算机化、信息化管理的时候比较方便。

岗位部门

每家企业都由若干个部门组成,不同的岗位也分别隶属于各个部门。例如生产管理员这个岗位就隶属于生产部。

岗位名称

首先确定称呼方法,例如公司的最高领导有的叫总裁,有的则叫总经理等等。各部门的领导有的叫部长,有的叫经理。部长或者经理之下有的单位叫主管,有的单位叫专员。科员里面能承担一定责任的、级别相对高一点的叫主任科员,承担一般责任的可能叫做员工管理员、培训员等。这样就把公司的所有岗位的名称统一起来,列在岗位设置表里。

内容

一般来说,岗位说明书至少应当涵盖以下几方面的内容:在这个岗位上的员工,需要完成哪些任务(What)、工作任务应该在什么时候完成(When)、工作任务应该在什么地点完成(Where)、员工可以通过什么途径、运用何种方法完成任务(How)、为什么这项工作会提出这些要求(Why)、能够胜任该岗位的员工应该具备哪些资质(What)。

岗位说明书至少可以发挥四个方面的作用:首先,岗位说明书清晰地列出了员工的职责范围,在年初的时候,看看自己的岗位说明书,就可以大致了解一年的工作目标;第二,岗位说明书囊括了岗位所需要的能力,员工可以对照,自己在这些方面发展得如何,哪些能力还需要进一步提高;第三,岗位说明书令上下级关系一目了然:谁向你汇报,你又向谁汇报?第四,岗位说明书还有利于上级主管对员工进行管理。主管招聘新员工,考核老员工的工作表现,都可以参考岗位说明书的要求。一般来说,员工及其上级主管都必须在员工的岗位说明书上签字,表明双方都认可说明书的各项条款,这其实就是上下级的沟通过程,沟通好了,可以为后面的工作扫清不少障碍。

流程

一份科学的岗位说明书出炉,通常遵循着这样的流程:

1、在开展编写工作之前,人力资源经理应和相关高层领导进行讨论,使高层领导率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变自由随意的管理风格。

2、编写过程中,各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作,为其提供编写技术的培训、指导和审核。

3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。

4、岗位说明书的编写不是一劳永逸,行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。

说明

职务说明:陈述工作任务和职责的文件。应切题而准确,简要说明期望员工做什么、应该做什么,应怎么做和在什么情况下履行职责。

1. 工作识别:包括工作名称、部门、汇报关系和工作编号;一个好的工作名称将很接近工作内容的性质,并能把一项工作与另一项工作区别开来;不好的工作名称常使人产生误解,例如行政秘书、经理助理,其职责因组织的不同而不同;

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